1. Prises de contacts
Le Centre régional d’Aide aux Communes prend contact directement avec la Commune ou la Province demanderesse, voire avec l’entité consolidée concernée.
Une première réunion est organisée en vue d’échanger sur la situation du demandeur, ses difficultés et sur les éventuelles problématiques sur lesquelles il souhaite que l’analyse du Centre se concentre.
2. Collectes des documents de l’entité
En parallèle à cette première rencontre, une liste de documents à transmettre au Centre est communiquée au demandeur.
3. Méthodologie de l’étude
Le Centre adapte sa méthodologie en fonction des problématiques rencontrées par le demandeur et de l’objet à analyser : la situation générale de la Commune, un service particulier, une entité consolidée, une problématique particulière telle que les heures supplémentaires, un problème de recouvrement, un plan financier en lien avec un investissement important, etc.
La trame générale de l’étude reste identique : l’analyse macroéconomique est établie et s’affine au fur et à mesure de l’étude pour tendre vers une analyse microéconomique d’un service, d’une problématique :
- une analyse générale de l’évolution des résultats des cinq derniers exercices ;
- le Centre préconisant par ailleurs l’établissement d’un budget réalité, il examine par catégorie de recettes et de dépenses, les crédits budgétaires peu conformes à la réalité des comptes pour lesquels une adaptation est envisageable ou détermine si une réflexion plus générale doit être menée ;
- sur base de la demande de l’entité et en fonction de l’analyse réalisée sur la situation financière et budgétaire, des focus sont réalisés sur les services communaux organisés au bénéfice du citoyen (les plaines, les locations, etc.), sur la fiscalité, sur la problématique des pensions, sur le règlement de travail et la comptabilisation des heures supplémentaires, sur la gestion des dépenses de fonctionnement, sur la trésorerie, etc. ;
- la génération d’un tableau de bord à projections quinquennales est systématique car c’est un élément essentiel pour une gestion communale/provinciale prévisionnelle efficiente ;
- des pistes de réflexions et des recommandations sont formulées tout au long de l’analyse.
4. Présentation de l’étude-conseil
Les résultats préliminaires de l’Etude-conseil sont présentés aux demandeurs, c’est-à-dire aux Autorités politiques et administratives. Lorsque la demande concerne une entité consolidée, les représentants politiques et administratifs de l’entité mais également de la Commune/Province demanderesse doivent aussi être présents.
Cette présentation a pour objectif d’échanger avec l’entité sur les premiers constats et d’apporter quelques éclaircissements sur leur réalité de terrain. Cette étape précédant la finalisation du rapport a toute son importance car elle permet au Centre de cibler davantage ses recommandations et de les compléter le cas échéant.
Une deuxième présentation peut être organisée si nécessaire, en fonction de la demande de l’entité et des besoins d’informations complémentaires du Centre.
5. Finalisation de l’étude
L’étude est transmise à la Commune/Province ainsi que le cas échéant à l’entité concernée, mais aussi pour information au Ministre des Pouvoirs locaux et au SPW Intégration et Action sociale.
Le Centre reste à disposition des Autorités locales pour tout éclaircissement ou recommandation complémentaires. A cet égard, il est important de souligner le fait que les Autorités locales ne sont pas liées avec les conclusions et recommandations issues de l’étude-conseil : elles sont totalement libres d’en tenir ou non.
À l’occasion des travaux budgétaires suivants, les bénéficiaires de l’étude sont néanmoins invités à informer le Centre quant à l’utilisation qu’ils ont fait de ses conclusions et de ses recommandations ainsi que sur les éventuelles mesures prises pour faire face à la situation financière de leur entité.